Sistem Akuntansi Perkebunan (SGV) Part 2

BUKU PEDOMAN 

PENGAWASAN BIAYA (PB)

 KEBUN

KATA PENGANTAR

1.    Buku pedoman ini adalah yang ketiga dari seperangkat pedoman mengenal Sistim Pelaporan Management dan Pengawasan Biaya. Buku pedoman ini dibuat untuk digunakan oleh kebun-kebun budidaya kelapa sawit, karet, dan teh. Buku ini merupakan pedoman terperinci untuk penggolongan dan pencatatan transaksi-transaksi serta pembuatan laporan pengawasan biaya kebun.

2.    Buku pedoman ini meliputi seluruh sistim pembukuan untuk transaksi-transaksi keuangan di kebun. Buku ini juga meliputi penjelasam-penjelasan atas formulir-formulir yang digunakan dalam pencatatan dan prosedur pengolahan data accounting.

3.    Penyusunan buku pedoman ini didasarkan atas penyelidikan dalam tahun 1973 atas sistim accounting yang berlaku pada “Systems Priority Groups” I dan II yang meliputi PNP/ PTPS II/ SS, IV, V, VI, VII, X, XI, XII, dan XIII. Pembahasan-pembahasan dengan counterpart groups selama proses Implementasi telah menghasilkan macam-macam perbaikan yang telah dimasukkan buku pedoman ini.

4.    Sistim ini dirancang untuk pengolahan data pembukuan secara manual. Mekanisasi mungkin akan ditetapkan dimana yang akan datang, tergantung pada kemungkinan pertimbangan ekonomi, tanpa perubahan yang dratis dalam data rancangan sistem yang telah ada.

5.    Buku-buku rekening untuk mencatat secara lengkap aktiva-aktiva, kewajiban-kewajiban, rekening koran dengan Kantor Direksi dan biaya-biaya operasi kebun akan diadakan. Laporan-laporan periodik sebagaimana tercantum di dalam Buku Pedoman Laporan Managemen akan dibuat untuk diserahkan kepada Kantor Direksi.

II. RENCANA PENGAWASAN BIAYA

1.    Rencana pengawasan biaya dijelaskan didalam Bagan I sebagai lampiran halaman ini. Rencana ini memperlihatkan dokumen pembukuan, ikhtisar2 dan buku2 rekening yang diadakan untuk mengumpulkan data biaya daripada pengusahaan kebun2. Rencana ini memperlihatkan juga laporan2 Management yang akan dibuat berdasarkan buku2 rekening ini.

2.    Buku2 rekening harus terus dikerjakan terpisah untuk tiap2 kebun. Buku2 Itu harus selengkap mungkin.

3.    Jumlah yang harus dipertanggung Jawabkan oleh tiap2 kebun akan diawasi dengan menggunakan perkiraan rekening koran kebun, yang menyajikan nilai bersih aktiva yang harus dipertanggung jawabkan oleh tiap2 kebun. yang disimpan dalam buku2 rekening Kantor Direksi.

4.    Untuk kepentingan konsolidasi/kompilasi, laporan biaya dan keuangan bulanan dan triwulan diserahkan oleh tiap2 kebun ke Kantor Direksi.

III. LAPORAN PENGAWASAN BIAYA

1.    Ada beberapa laporan biaya dibuat dari buku2 rekening kebun. Laporan2 ini (Lampiran LM-10, LM-13 s/d LM-21 dari Buku Pedoman Laporan Management) menyajikan tiap bulan hal2 seperti yang tersebut dibawah ini untuk diserahkan kepada Pimpinan Kantor Dereksi dan Pimpinan kebun:

o   Biaya Produksi (Lampiran LM-13)

o   Biaya Tanaman (Lampiran LM-14).

o   Pembelian/Penjualan Hasil Tanaman (Lampiran LM-15).

o   Biaya Pengolahan (Lampiran LM-16)

o   ikhtisar Tanaman Baru, Ulangan, Konversi dan TBM (Lampiran LM-18)

o   Biaya tanaman Baru, Ulangan, Konversi/TBM (Lampiran LM-19)

       o   Ikhtisar dan rencana Penerimaan dan Pengeluaran Kas (Lampiran LM -20)

o   Daftar Piutang/Hutang (Lampiran LM-10)

o   Posisi Persediaan Bahan Baku dan Pelengkap Yang Krits (Lampiran LM- 21)

2.    Untuk kepentingan pengumpulan data oleh Kantor Direksi, didalam pembuatan laporan triwulan PNP/PTP, maka laporan2 biaya triwulan yang memuat hal2 berikut ini akan dikerjakan dan diserahkan oleh kebun, sebagai tambahan pada laporan2 management diatas,

o   Persediaan Bahan Baku dan Pelengkap (Lampiran LM-30)

o   Aktiva Tetap (Lampiran LM-31)

o   Laporan Kegiatan Pengangkutan (Lampiran LM-43).

3.    Laporan2 kegiatan dari bagian lapangan harus digabungkan untuk diserahkan kepada Pimpinan Kebun. Laporan2 kegiatan ini termasuk:

       o   Daftar Biaya Kegiatan Bulanan- Penyisipan/Penyiangan/Lalang, hama dan Penyakit, Pemupukan dan Lain-lain (Lampiran LM -7)

       o Daftar Biaya Kegiatan Bulanan – Pemeliharaan Jalan, Saluran Air dan Teras (Lampiran, LM -56)

       o   Daftar Biaya Kegiatan Bulanan - panen dan Pengumpulan (Lampiran LM-54)

       o   Daftar Biaya Kegiatan Bulanan - Pengangkutan ke Pabrik (Lampiran LM-55)

       o   Daftar Biaya Kegiatan Bulanan - Tanaman Baru/Ulangan/Konversi/Tanaman Belum Menghasilkan (Lampiran LM-64)

       Semua laporan2 tersebut diatas telah dijelaskan dan dibicarakan didalam Buku Pedoman Lampiran Management.

4.    Untuk unit-unit jasa seperti Bengkel Induk, Rumah Sakit, Hotel, laporan-laporan harus diserahkan sebagai berikut :

Nama Laporan	No. LM	Bengkel/ Dinas Traktor	Rumah Sakit	Hotel
Laporan Biaya Untuk Pimpinan Kantor        Direksi dan Kebun
Laporan Kegiatan Rumah Sakit Laporan Kegiatan Hotel Laporan Kegiatan Unit Bengkel/      Dinas Traktor	22 23 24	x	x	x
Laporan Triwulan untuk Pimpinan        Kantor Direksi
Laporan Kegiatan Rumah Sakit Laporan Kegiatan Hotel Laporan Kegiatan Pengangkutan Laporan Kegiatan Unit Bengkel/      Dinas Traktor	43 44 45 46	x x	x x	x x
Laporam Kegiatan Bulanan untuk Pimpinan        Kantor Direksi dan Kebun
Ikhtisar Bagian Kegiatan Rumah Sakit Laporan Kegiatan Rumah Sakit (Pisik) Ikhtisar Bagian Pendapatan dan Biaya      Unit Bengkel/ Dinas Traktor Laporan Perintah Kerja yang Belum      Selesai – Unit Bengkel Laporan Kegiatan Dinas Traktor Laporan Kegiatan Dinas Traktor (Pisik)	70 71 72 73 74 75	x x x x	x x

5.    Perusahaan yang dapat dilihat ialah penyajian biaya menurut tugas atau aktiva yang dibedakan dari sistim penggolongan yang sekarang digunakan oleh hampir semua PNP/ PTP yaitu menurut jenis biaya yang dikeluarkan. Perubahan ini dimaksudkan untuk lebih memperbaiki sistim pengawasan daripada keterangan-keterangan mengenai operasi dan akan memudahkan perbandingan biaya-biaya yang dikeluarkan dengan rencana-rencana kerja yang bersangkutan.

IV. BAGAN REKENING

1.    Bagan Rekening ini diperlihatkan didalam Lampiran AU-1 dari Buku Pedoman Accounting Umum. Penjelasan mengenai perkiraan2 yang penting diperlihatkan didalam Lampiran AU-2 dari buku pedoman yang sama. Kebun2 harus mempergunakan bagan rekening yang Sama agar terdapat keseragaman didalam penggolongan rekening.

2.    Rekening2nya adalah sama dengan yang digunakan sekarang ini, kecuali perubahan2 kecil yang diadakan didalam penggolongan dan nomor rekening demi keseragaman didalam organisasi seluruh PNP/PTP.

3.    Penggolongan rekening2 pokok didalam bagan rekening ini adalah sama dengan sistem penggolongan yang digunakan sekarang ini oleh PNP/PTP. Angka pertama daripada nomor rekening menunjukkan jenis golongan rekening pokok berikut ini:

       o   Aktiva Tetap, Rekening koran, Modal dan Laba yang Ditahan

1   Rekerning Keuangan

2   Rekening Netral

3   Persediaan Bahan Baku dan Pelengkap

4   Biaya Tidak Lansung

6   Biaya Langsung

7   Persediaan hasil Produksi

8   Pendapatan dan Biaya penjualan

9   Rekening Biaya dan Pendapatan dan Rugi/Laba

V. BUKU REKENING

1.    Kebun2 akan terus menggunakan buku2 rekening mereka yang ada sekarang ini, sebagai berikut:

       1.1     Lembaran Kontrol

Formulir ini sama seperti yang digambarkan didalam Lampiran AU-7 dari Buku Pedoman Accounting Umum. Pada saat ini, formulir ini hanya digunakan sebagai lembaran pengecekan pembukuan sebenarnya dapat berfungsi juga sebaga buku harian untuk membukukan Jumlah debit dan kredit bulanan daripada uang tunai dikas dan dibank kedalam Kartu2 Rekening Buku Besar.

       1.2     Bukti Jurnal

Formulir ini hampir sama dengan formulir yang sakarang (Lampiran AU-6 dari Buku Pedoman Accounting Umum) dan digunakan secara umum untuk semua transaksi2 yang bukan kas. Ayat2 Jurnal di dalam Bukti Jurnal ini akan dibukukan langsung kedalam Kartu2 Rekening Buku Besar, yang berfungsi sebagai buku besar,

       1.3     Nota Debit dan Nota Kredit

Semua Transaksi dengan Kantor Direksi harus menggunakan Nota Debit dan Nota Kredit, yang dibukukan langsung kedalam Kartu2 Rekening Buku Besar. Nota Debit dan Nota Kredit ini dijelaskan didalam Lampiran AU-64 dan AU-65 dari Buku pedoman Accounting Umum.

       1.4     Kartu Rekening Buku Besar

Kartu Rekening Buku Besar adalah kartu2 untuk rekening buku besar. Formulir ini diperlihatkan pada Lampiran AU-8 dari buku Pedoman Accounting Umum. Neraca Percobaan harus dibuat pada setiap akhir penutupan bulan dari setiap saldo rekening didalam Kartu Rekening Buku Besar untuk membuktikan kebenaran daripada pembukuan Neraca Percobaan ini akan merupakan dasar untuk pembuatan laporan pengawasan biaya. Penggunaan Kartu Rekening Suku besar harus digunakan secara terus menerus. Tidak perlu untuk mengadakan kartu2 yang baru pada setiap bulan.

VI. FORMULIR DAN PROSEDUR PEMBUKUAN

1.    Penerimaan Kas

       1.1     Di kebanyakan kebun2, Adminitratur merupakan penanggung Jawab dari semua dana kas kebun. Administratur harus, mewakilkan tugas pengawasan dana ini kepada seorang kasir, yang tidak mempunyai Fungsi pembukuan. Kasir harus melapor langsung ke Administratur.

       1.2     Penerimaan Kas di kebun pada umumnya terdiri dari pengiriman uang dari Kantor Direksi untuk dana kerja. Dana2 ini sebagian besar digunakan untuk pembayaran gaji dan pembelian2 lokal.

       1.3     Kebun2 yang letaknya dekat dengan bank pada umumnya dapat menggunakan fasilitas2 bank yang tersedia dalam daerahnya masing2, Untuk kebun yang belum menggunakan fasilitas2 Bank, harus menyetor sebagian besar dana2nya dalam rekening giro di Bank2 sehingga dengan demikian pengeluaran2 dapat dilakukan dengan check.

       1.4     Semua uang tunai yang diterima, kecuali untuk pengeluaran2 tunai untuk gaji atau untuk penggantian kembali dana kas kecil dari Bank, harus menggunakan Bukti Masuk (BM-Lampiran AU-9 Pedoman Accounting Umum). Bukti Masuk ini merupakan gabungan “Bukti Masuk” atau “bukti Penerimaan” dan “Kwitansi" yang digunakan sekarang ini. Formulir ini harus dicetak dan diberi bernomor urut tercetak dan dikeluarkan menurut nomor urut.

       1.5     Bukti2 masuk yang belum dipakai merupakan formulir2 berharga dan harus disimpan ditempat yang terkunci untuk mencegah penyalah gunaan. Auditor intern harus mengadakan pemeriksaan bukti2 masuk yang tidak dipakai yang berada dibawah penanggungan jawab kasir pada pemeriksaanya yang tiba2.

       1.6     Kebun2 yang letaknya jauh dari Bank harus terus memelihara dana kerja dalam bentuk uang tunai yang disimpan dilemari besi. Untuk kepentingan2 praktis, Administratur dari Kasir yang ditunjuk harus mengetahui kombinasi lemari besi.

       1.7     Bila kebun mempunyai suatu rekening giro dibank, maka suatu daftar rekonsiliasi bulanan rekening ini harus dipersiapkan oleh Kepala Pembukuan Kebun yang akan menerima rekening koran itu langsung dari Bank,

       1.8     Prosedur yang terperinci untuk penerimaan kas diterangkan didalam Lampiran PB-1 dan dijelaskan didalam bagan prosedur pada Lampiran PB-2.

2.    Pengeluaran Kas

       2.1     Kebun2 akan mengambil pengeluaran2nya dari dana2 kerja umum. Pengeluaran2 harus didasarkan atas Bukti2 Pengeluaran kas yang telah didetujui terlebih dahulu (BPK-Lampiran AU-12 dari Buku Pedoman Accounting umum). Sebelum Buku Pengeluaran kas diberikan kepada Administratur untuk disahkan, harus terlebih dahulu melalui pemeriksaan2 yang dilakukan oleh Kepala Pembukuan Kebun untuk menentukan kebenaran dan sahnya pembayaran daripada dokumen2 yang diajukan.

       2.2     Bukti Pengeluaran Kas merupakan kombinasi dari dua bentuk formulir yang dipergunakan sekarang ini yaitu: “Bukti Keluar” atau “Bukti Pengeluaran” dan “Kwitansi”. Oleh karena itu formulir2 tersebut belakangan ini harus diakhiri penggunaannya. Begitupun Juga kebun2 yang masih memakai formulir “Permintaan Pembayaran” harus mengakhiri penggunaannya.

       2.3     Semua Bukti Pengeluaran Kas dan lampiran2nya harus dicap ‘TELAH DIBAYAR” dengan tanggal pembayaran pada saat pengakuan pembayaran oleh yang menerima pembayaran atau pengiriman pembayaran.

       2.4     Prosedur terperinci untuk pengeluaran2 kas diuraikan didalam Lampiran PB-6 dan dijelaskan didalam bagan prosedur pada Lampiran PB-7.

3.    Pembuatan Daftar Hadir dan Daftar Gaji/Upah

       3.1     Daftar2 Gaji Bulanan yang terpisah akan dibuat untuk personalia2 berikut

o Staf

o Pegawai non-Staf Bulanan

o Karyawan Harian dengan upah yang lebih tinggi dari upah minimal

o Karyawan Harian dengan upah minimal

o Karyawan yang dibayar atas dasar tarip per potong

Pinjaman2 yang akan dipotong dari pembayaran gaji/upah bulanan, diberikan pada pada tanggal 15 tiap bulan kepada semua personalia kecuali Staf.

       3.2     Perubahan2 penggajian (pengangkatan, pegawai baru, kenaikan pangkat, perubahan gaji/upah, pemutusan hubungan kerja. dsb) untuk semua personalia, kecuali Staf harus disetujui terlebih dahulu dari Administratur. Untuk staf harus disetujui terlebih dahulu oleh Kantor Direksi.

       3.3     Daftar Gaji dibuat oleh Kantor Direksi, walaupun pembayaran Sesungguhnya dilakukan dikebun.

       3.4     Untuk karyawan harian, mandor2 mecatat kehadiran karyawan dalam Buku Mandor. Bentuk buku yang sekarang ini digunakan dapat dipakai. Tiap hari buku ini dikirim ke Kantor Bagian, dimana kehadiran, ketidak hadiran, cuti dsb, Secara resmi dicatat dalam Buku Asisten. (Buku Asisten lampiran AU-29 Buku pedoman Accounting Umum). Begitupun juga, Jam2 lembur dicatat setiap hari didalam buku Asisten berdasarkan Daftar2 Lembur (Lampiran AU-20-Buku Pedoman Accounting Umum).

       3.5     Kantor Bagian mencatat juga pekerjaan2 yang dilakukan berdasarkan informasi yang diserahkan oleh mandor2. Suatu formulir Ikhtisar Laporan Pekerjaan Harian (Lampiran PB-10) telah dirancangkan untuk menggantikan formulir Laporan Kerja Harian yang lama.

       3.6     Premi dibayar berdasarkan pekerjaan lapangan yang tertentu, seperti pemugutan hasil, memuat, memangkas, menyiang, dsb. Suatu catatan diadakan untuk premi pemungutan hasil dalam Buku premi (Lampiran2 PB-11 untuk Kelapa Sawit dan PB-l2 untuk Karet). Catatan2 premi pemungutan hasil untuk kelapa sawit dan karte ini., memungkinkan perhitungan premi yang lebih efisien pada penutupan bulan yang bersangkutan.

       3.7     Alokasi rekening dan gaji/upah akan tetap dilakukan melalui rekening2 netral.

       3.8     Prosedur terperinci untuk pembuatan daftar upah dan alokasi upah untuk karyawan harian diuraikan didalam lampiran PB-8 dan dijelaskan didalam bagan procedur pada Lampiran PB-9.

       3.9     Untuk procedur pembayaran gaji yang berhubungan dengan gaji pegawai non-staf bulanan. Sebaiknya diikuti Saran yang diuraikan dalam Seksi VI, pasal 6 dari Buku Pedoman Accounting Umum.

4.    Pembelian

       4.1     Hampir seluruh pembelian beban dilakukan oleh Kantor Direksi terutama bahan2 baku dalam jumlah besar seperti pupuk, bensin, beras, bahan2 kimia dan onderdil2 utama. kebun diizinkan mengadakan pembelian2 barang2 yang sangat diperlukan, asal saja harga satuan barang tidak melampaui suatu batas harga yang ditentukan oleh pimpinan.

       4.2     Administratur bertanggung-jawab atas pembelian2 yang dilakukan oleh Kebun. Daftar2 Harga diminta dari leveransir2 lokal dan administratur memutuskan dari leveransir mana pembelian akan dilakukan.

       4.3     Semua pembelian menggunakan Order2 Pembelian Lokal (Lampiran AU- 34 dari Buku Pedoman Accounting Umum)

       4.4     Prosedur terperinci untuk pembelian kebun diuraikan didalam Lampliran PB-13 dan dijelaskan didalam bagan prosedur pada Lampiran PB-14.

5.    Pengawasan Persediaan Bahan Baku dan Pelengkap

       5.1     Seksi Gudang bertanggung  jawab atas penerimaan penyimpanan dan pengeluaran bahan baku dan pelengkap dikebun. Seksi gudang membuat Kartu2 Gudang (Lampiran AU-54 dan Buku Pedoman Accounting Umum) yang berisi banyaknya persediaan digudang. Pada Kartu2 persediaan ( Lampiran AU-55 dari Buku Pedoman Accounting Umum) tercantum baik Jumlah maupun banyaknya dan dikerjakan oleh Seksi Pembukuan.

       5.2     Semua penerimaan bahan baku dan pelengkap digudang harus menggunakan Bukti Peneriman Barang (Lampiran AU-53 dari Buku Pedoman Accounting Umum).

       5.3     Pengluaran bahan baku dan pelengkap harus dilakukan atas dasar Bon Permintaan dan pengeluaran Barang yang telah disahkan (Lampiran AU-58 dari Buku pedoman Accounting Umum).

       5.4     Bahan baku dan pelengkap harus digolongkan sesuai dengan kelompok2 rekening utama seperti nampak dalam Bagan Rekening (Lampiran AU-1 dari Buku Pedoman Accounting Umum).

       5.5     Pencatatan kedalam Katu2 persediaan harus dilakukan pada setiap saat pada transaksi, sehingga sisa banyaknya barang2 yang kritis dapat dilaporkan segera Jika sisa2 ini menurun sampai batas minimal.

       5.6     Pemeriksaan pisik atas bahan2 baku dan pelengkap harus dilaksanakan secara periodik, terutama oleh Seksi Audit Intern Kantor Direksi. Sisa2 yang dihitung harus direkonsiliasikan dengan kartu2 persediaan yang dikerjakan oleh Seksi Pembukuan. Selisih2 yang Jumlahnya besar harus diselidiki dengan teliti.

       5.7     Persediaan barang2 incourant harus dipisahkan secara pisik. Persediaan2 Gudang harus disusun rapih, sehingga memudahkan pengeluaran barang2 yang bergerak cepat.

       5.8     Prosedur terperinci untuk penerirmaan dan pengeluaran bahan2 baku dan pelengkap diuraikan didalam Lampiran PB-17 dan PB-19 dan dijelaskan didalam bagan prosedur pada Lampiran PB-18 dan PB-20 yang bersangkutan.

6.    Pengawasan Pengumpulan dan hasil jadi

       6.1     Hasil2 tanaman dikebun sebagian besar dikumpulkan dengan menggunakan pengangkutan milik kebun sendiri. Buah2 yang dipanen dan dikumpulkan harus dicatat didalam Daftar Pengumpulan Buah (Lampiran PB-21) dalam hal kelapa sawit. Untuk tanaman karet; hasilnya dicatat dalam suatu Daftar Premi-Karet (Lampiran PB-12) untuk teh, hasil panenan dicatat didalam Buku Timbangan Pucuk Lapangan (Lampiran PB-57).

       6.2     Hasil2 tanaman yang diterima dipabrik ditimbang (Lihat Lampiran PB-25 untuk Daftar Timbangan Buah Untuk kelapa tawit). Suatu Tanda Terima Penyerahan Hasil dipakai untuk karet.(Lampiran PB-39 dan PB-40). Lembaran2 Tanda Terima Penyerahan Hasil yang akan dikirimkan ke kantor2 Bagian Lapangan yang bersangkutan untuk dipakai sebagai dasar pembayaran premi kepada pemungut2 hasil. Penerimaan2 ini dibukukan Juga didalam buku Produksi Bagian Lapangan dan didalam catatan2 pengolahan Kantor Pabrik. Untuk teh, timbangan hasil di pabrik dicatat dalam Buku Timbangan Pucuk-Pabrik (Lampiran PB-60). hasil pancuan dan pengumpulannya setiap hari dilaporkan kepada kepala Bagian Lapangan atau Kepala Lapangan dan Administratur didalam Laporan Pemetikan Harian (Lampiran PB-58) dan ikhtisar Pemetikan Harian (Lampiran P8-59).

       6.3     Pruduksi Harian dari pabrik ditimbang atau untuk centrifuge latex dan minyak sawit volumenya diukur kemudian dikonversikan kedalam kilogram. Untuk teh, hasil pengolahan harian dalam kilogram dan berbagai seksi di pabrik ditimbang dan dicatat dalam buku timbangan yang dipegang oleh seksi yang bersangkutan

       6.4     Produk2 yang sudah jadi, disimpan dipabrik.

       6.5     Penyerahan2 barang ke pelabuhan berdasarkan order yang masih harus dipenuhi atau ordder khusus. Pengiriman2 ini menggunakan Tanda2 Terima Penyerahan.

       6.6     Pengawasan atas hasil jadi dipelabuhan merupakan tanggung jawab Kantor Direksi.

       6.7     Posedur2 terperinci untuk pengumpulan hasil dan pengawasan hasil Jadi diterangkan pada Lampiran PB-21 untuk kelapa sawit: PB-34 untuk karet dan PB-55 untuk teh. Bagan prosedur terlihat pada Lampiran PB-22 dan PB-23 untuk kelapa sawit; PB-35, PB-36 dan PB-37 untuk karet; dan PB-56 Untuk teh.

7.    Pengawasan Aktiva Tetap

       7.1     Pada umumnya kartu2 aktiva tetap dan perlengkapan dipegang oleh Kantor Direksi untuk aktiva2 tetap yang ditempatkan dikebun2. Agar upaya keadan dari aktiva2 tetap ini dapat diikuti terus menerus maka kebiasaan yang dilakukan kebanyakan kebun2 untuk mengadakan kartu2 aktiva tetap yang sama yang menerangkan banyaknya dan keterangan2 pisik aktiva2 tetap yang ada dibawah pengawasannya harus dilanjutkan terus.

       7.2     Pembelian aktiva tetap harus terlebih dahulu disetujui oleh Kantor Direksi. Pembelian aktiva tetap yang akan dilakukan oleh Kebun harus dimasukkan dalam anggaran tahunan yang diusulkan. Usul2 ini harus berdasarkan suatu pertimbangan ekonomis atau suatu alasan Sosial, mengingat keadaan yang mungkin terjadi.

       7.3     Semua biaya yang dikeluarkan untuk pemasangan mesin baru atau perlengkapan dikebun harus dimasukkan kedalam harga barang itu dan harus dibukukan kedalam rekening2 yang bersangkutan,

       7.4     Catatan2 pemeliharaan harus diadakan untuk setiap mesin dan perlengkapan utama. Catatan2 ini akan berguna sebagai dasar kemungkinan pengurangn biaya atau rencana2 penggantian dan pengambilan keputusan.

       7.5     Untuk praktisnya, aktiva tetap harus diberi nomor sebagai tanda pengenal untuk memudahkan pengawasan dan identipikasi daripada aktiva itu sendiri.

       7.6     Besarnya peyusunan harus dihitung dan ditetapkan oleh Kantor Direksi sesuai dengan prosedur2 accounting yang dinyatakan dalam Seksi VI, pasal 19 dari Buku Pedoman Accounting Umum.

       7.7     Pembelian2 mesin dan perlengkapan utama oleh kebun2 harus dilaporkan kepada Kantor Direksi didalam Formulir yang disediakan untuk itu.

VII. PROSEDUR PENYUSUNAN LAPORAN MANAGEMENT

1.    Pada penutupan bulan dan sebelum penyusunan neraca percobaan dari Kartu2 Rekening Buku Besar, transaksi2 berikut yang berhubungan dengan bulan yang berakhir didahulukan pembukuannya:

o   Jatuh waktu dari pembayaran2 dimuka

o   Biaya2 utama yang belum dibayar atau biaya2 yang dikeluarkan tetapi belum dibukukan

o   Nota2 Debit atau Kredit dari Kantor Direksi yang belum di bukukan

o   Alokasi dari sisa rekening netral kerekening aktiva atau biaya yang bersangkutan

o   Alokasi biaya2 tidak langsung untuk tanaman belum menghasilkan

2.    Laporan Kegiatan Bulanan untuk Pimpinan Kebun

       (Lampiran2 LM-76 s/d LM-97 dari Buku Pedoman Laporan Management)

     Data pisik laporan2 ini disediakan oleh bagian2 lapangan. Setelah Itu, laporan2 ini akan diteruskan ke Seksi Pembukuan Kebun untuk pembukuan data2 biaya yang diperlukan. Lampiran2 LM-96 dan LM-37 dipersiapkan tiap semester dan bukan tiap bulan

3.    Laporan Kegiatan Bulanan untuk Pimpinan Kantor Direksi dan Pimpinan Kebun

       (Lampiran2 LM - 50 s/d LM-75 dari Buku Pedoman Laporan Managment)

     Laporan2 ini harus dibuat oleh Seksi pembukuan berdasarkan laporan2 kegiatan bagian2 lapangan yang tersebut pada No.2 diatas, laporan2 dan buku2 pabrik dan buku2 tambahan. Laporan2 kegiatan bagian2 lapangan akan diikhtisarkan dan dikonsolidasikani dalam mempersiapkan laporan2 keglatan bulanan untuk Pimpinan Kantor Direksi dan Pimpinan Kebun, Lampiran2 LM-47 dan LM-48 harus dibuat tiap triwulan, bukan tiap bulan, sebagai tambahan laporan ini.

4.    Laporan Biaya Bulanan untuk Pimpinan Kantor Direksi dan Pimpinan Kebun (Lampiran2 LM-10, LM s/d LM-21 dari Buku Pedoman Laporan Management)

     Laporan2 ini harus di persiapkan juga oleh Seksi Pembukuan. Penyusunan laporan2 ini didasarkan atas Kartu2 Rekening Buku Besar, kecuali Ikhtisar dan Rencana Penerimaan dan Pengeluaran Kas, (Lampiran LM-20), yang akan dibuat berdasarkan Lembaran Kontrol Kas atau Bank dan Posisi Persediaan Bahan Baku dan Pelengkap Utama yang Kritst (Lampiran LM-21). yang akan dibuat berdasarkan kartu persediaan.

     Sebagai tambahan, LM-10 akan dibuat dan diserahkan kepada Pimpinan Kantor Direksi dan Pimpinan Kebun.

5.    Laporan Biaya Triwulan untuk Pimpinan Kantor Direksi dan Pimpinan Kebun

     Disamping laporan2 biaya bulanan yang disinggung pada No.4 diatas. Sesi Pembukuan Kebun mempersiapkan laporan2 triwulan yang berikut berdasarkan Kartu2 Rekening Buku Besar, untuk maksud konsolidasi di Kantor Direksi.

o   Persediaan Bahan Baku dan Pelengkap (Lampiran LM -30)

o   Aktiva Tetap(Lampiran LM-31)

o   Laporan Kegiatan Pengangkutan (Lampiran LM-45)

     Sebagai tambahan, LM -47 dan LM -48 akan dibuat dan diserahkan kepada Pimpinan Kantor Direksi dan Pimpinan Kebun.

6.    Neraca Percobaan

     Kebun harus juga menyerahkan kepada Kantor Direksi pada akhir tiap2 bulan suatu Neraca Percobaan yang disusun dari Kartu2 Rekening Buku Besar untuk maksud konsolidasi, Suatu neraca percobaan yang “pro-forma” (yang belum resmi)dari kebun diperlihatkan pada Lampiran PB-71.

     Rekening2 Aktiva Tetap pada Neraca Percobaan, ini menggambarkan tambahan2 aktiva tetap hanya selama tahun itu. Pada akhir tahun, rekening2 ini harus ditransfer ke Kantor Direksi, dimana catatan2 lengkap aktiva tetap kebun disimpan dan cadangan penyusutan yang berhubungan dihitung dan dibukukan.

     Biaya yang dibebankan pada Rekening Netral pada setiap akhir bulan seluruhnya dialokasikan kerekening biaya Lain2 yang bersangkutan.

     Untuk me mudahkan penyusunan Neraca, Laporan Rugi/Laba dan Laporan2 Biaya Produksi, maka penyusunan rekening didalam Neraca Percobaan biasanya menggunakan cara yang sama seperti yang nampak didalam laporan2 itu.

7.    Mengingat penyusunan laporan2 ini maka Laporan Bulanan, Daftar Pertanggungan-jawab Keuangan Bulanan (DPJK) dan laporan2 keuangan lainnya tidak perlu dibuat lagi.

8.    Prosedur2 penyusunan laporan2 managemen dijelaskan didalam bagan prosedur pada Lampiran PB -72.

BUKU PEDOMAN PENGAWASAN BIAYA KEBUN

DAFTAR LAMPIRAN-LAMPIRAN

No. Lampiran				Nama Lampiran
PB	- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -	1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39		Prosedur Terperinci Penerimaan Kas Bagan Prosedur Penerimaan Kas Permintaan Uang Daftar Perincian Permintaan Uang Buku Kasir Prosedur Terperinci Pengeluaran Kas Bagan Prosedur Pengeluaran Kas Prosedur Terperinci Pembuatan Daftar Upah dan Alokasi Upah Bulanan Bagan Prosedur Pembuatan Daftar Upah dan Alokasi Upah Bulanan Ikhtisar Laporan Pekerjaan Harian Buku Premi - Kelapa Sawit Daftar Premi - Karet Prosedur Terperinci Pembelian Bagan Prosedur Pembelian Daftar Barang2 Persediaan yang perlu Penggantian Memo Permintaan Prosedur Terperinci Penerimaan Bahan Baku dan Pelengkap Bagan Prosedur Penerimaan Bahan Baku dan Pelengkap Prosedur Terperinci Pengluaran Bahan Baku dan Pelengkap Bagan Prosedur Pengeluaran Bahan Baku dan Pelengkap Prosedur Terperinci Pengawasan Pengumpulan dan Hasil Jadi-Kelapa Sawit Bagan Prosedur Pengumpulan Hasil - Kelapa Sawit Bagan Prosedur Pengawasan hasil Jadi (Termasuk Penyerahan) Kelapa Sawit Daftar Pengumpulan Buah Daftar Timbangan Buah. Ikhtisar Harian Pengumpulan Buah Buku Produksi Lapangan Ikhtisar Timbangan Buah Buku Penerimaan Pengolahan dan Persediaan FFB Buku Produksi, Pengiriman dan Persediaan Minyak Sawit/inti Sawit Buku Penyerahan Hasil Jadi Laporan Harian Pengolahan dan Persediaan Tanda Terima Penyerahan Prosedur Terperinci Penawaran Pengumpulan dan Hasil jadi - Karet Bagan Prosedur Pengumpulan Hasil -Karet Bagan Prosedur Pengawasan Hasil Jadi - Karet Bagan Prosedur Penyerahan Hasil Jadi (Penjualan Lokal) - Karet Bagan Prosedur Penyerahan Hasil Jadi (Penjualan Ekspor) - Karet Tanda Terima Penyerahan Hasil Tanaman - Latex

LAMPIRAN PB-1

Halaman 1 dari 3

PENERIMAAN KAS

Prosedur Terperinci

A.   PERMINTAAN ATAU PENERIMAAN DANA KERJA DARI KANTOR DIREKSI Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan

       1.  Seminggu sebelum akhir bulan, buatlah Permintaan Uang (PU - Lampiran PB-3) dalam tiga rangkap.

       2.  Serahkan Permintaan Ulang tersebut kepada Administratur untuk disahkan.

       3.  Terima Permintaan Uang lembar ke 3 dari Administratur dan file.

       4.  Terima dari Kasir, Bukti Masuk (BM) lembar ke 1 dan 2 sebagai tanda terima dana kerja ber-sama2 dengan Bukti Pengeluaran Kas-Kantor Direksi (BPKKD).

       5.  Bandingkan Bukti Masuk dan Bukti Pengeluaran Kas-Kantor Direksi, dan parap Bukti Masuk tersebut. Teruskan Bukti Masuk lembar ke 1 dan 2, dan Bukti Pengeluaran Kas-Kantor Direksi kepada Administratur untuk penanda-tanganan Bukti Masuk.

       Administratur

       1.  Terima Permintaan Uang dari Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan.

       2.  Periksa dan sahkan Permintaan Uang, kirimkan Permintaan Uang lembar ke 1 dan 2 ke Kantor Direksi, dan kembalikan Permintaan Uang lembar ke 3 kepada Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan untuk difile.

       3.  Pada tanggal yang telah direncanakan, terima dari Kantor, Direksi jumlah dana kerja yang Diminta dengan lampiran Bukti Pengeluaran Kas yang bersangkutan.

       4.  Jika pengiriman uang tersebut dilakukan dalam bentuk cek, uangkan cek itu dibank. Jika pengiriman melalui perintah pemindab bukuan, tarik dana dari bank berdasarkan perintah pemindah bukuan yang diterima. Untuk kebun yang mempunyai rekening dibank, pengiriman uang itu dapat disetorkan langsung kerekeningnya dan pengambilan dilalukan dengan menarik cek.

       5.  Serahkan dana kerja tersebut kepada Kasir untuk disimpan, dan keluarkan Bukti Masuk (BM-Lampiran AU-9) sebagai tanda terima uang tersebut ,

LAMPIRAN PB-1

 Halaman 2 dari 3

       6.  Terima Bukti Masuk lembar ke 1 dan 2, Bukti Pengluaran Kas-Kantor Direksi. dan tanda tangan Bukti Masuk lembar ke 1 dan 2. Teruskan Bukti Masuk lembar ke 2 ber-sama2 dengan Bukti Pengeluaran Kas-Kantor Direksi ke Seksi pembukuan untuk dbukukan.

       Kantor Direksi

       1.  Terima Permintaan Uang lembar ke 1 dan 2 dari Administratur.

       2.  Rencanakan Tanggal pengiriman dana kerja itu dan kirimkan kepada Kantor Kebun pada tanggal yang ditentukan.

       Kasir

       1.  Terima dan uindang dana kerja yang diterima dari Administratur. Periksa apakah jumlah uang yang diterima sesuai dengan yang tercantum didalam Bukti Pengeluaran Kas-Kantor Direksi yang terlampir.

       2.  Buatkan Bukti Masuk dalam tiga (3) rangkap dan catatlah Jumlah uang yang diterima didalam buku Kasir (Lampiran PB-5).

       3.  Teruskan Bukti Masuk lembar ke 1 dan 2 ber-sama2 dengan Bukti pengeluaran Kas-Kantor Direksi kepada Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan.

       4.  Tahan Bukti Masuk lembar ke 3 dibuku Bukti Masuk.

B.   PENERIMAAN DARIPADA TAGIHAN KECIL LAIN-LAIN

Untuk penerimaan kecil lain2,Bukti, Masuk yang dibuat oleh Kasir tidak perlu lagi melalui Administratur. Bukti Masuk ini dibagi2-kan sebagai berikut:

Lembar Ke 1   -    Pembayar

Lembar ke 2    -    Kepala Bagian Tata Usaha untuk diparap dan kemudian ke Seksi

    Pembukuan untuk dibukukan dan difile

Lembar ke 3    -    Ditahan dibuku bukti masuk dan digunakan untuk membukukan kedalam Buku Kasir.

       Seksi Pembukuan

       1.  Terima Bukti Masuk lembar ke 1 dan lampiran2nya dari Administratur atau Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan.

       2.  Periksa nomor urut daripada Bukti Masuk yang dikeluarkan selama hari itu.

       3. Bukukan bukti2 Masuk yang dikeluarkan selama hari itu kedalam Kartu Rekening Buku Besar yang mempunyai salinan tembus Lembaran Kontrol.

LAMPIRAN PB-1

Halaman 3 dari 3

       4. Pada akhir bulan

a.  Bukukan jumlah ayat2 jurnal kredit yang mempunyai salinan tembus lembaran Kontrol (menyajikan jumlah kas yang diterima selama bulan itu) kedala Kartu Rekening Buku Besar Kas atau Bank setelah debit.

            b. Buatkan Ikhtisar dari Rencana Penerimaan dan Pengeluaran Kas (Lampiran LM-20 dari Buku Pedoman Laporan Management) berdasarkan Lembaran Kontrol.

LAMPIRAN PB- 6

Halaman 2 dari 2

       7.  Bukukan Bukt Pengeluaran Kas yang dibayar selama har itu kedalam Kartu Rekening Buku Besar yang mempunyai salinan tembus Lembaran Kontrol.

       8. File Bukti Pengeluaran Kas lembar ke 1 dan lampiran2nya menurut nomor urut Bukti Pengeluaran Kas. Kirimkan Bukti Pengeluaran Kas lembar ke 2 kepada Petugs File untuk file kantor.

       9.  Pada akhir bulan

a.  Bukukan jumlah ayat2 Jurnal debit yaug tercantum pada Lembaran Kontrol (menyajikan jumlah pembayaran kas selama bulan itu) kedalam Kartu Rekening Buku Besar Kas atau Bank sebelah Kredit.

            b.  Buatkan ikhtisar dari Rencana Penerimaan dan Pengeluaran Kas (Lampiran LM-20 dari Buku Pedoman Laporan Management) berdasarkan Lembaran Kontrol.

       Kasir

       1.  Berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas yang telah disahkan oleh Administrasi bayarlah jumlah uang tersebut.

       2.  Mintakan penerimaan pembayaran untuk menanda tangani Bukti Pengeluaran kas sebagai tanda terima uang.

       3.  Cap “TELAH DIBAYAR” pa da Buku Pengeluaran Kas lain lampiran2 dan cantumkan tanggal pembayaran dan parap.

       4.  Bukukan Bukti Pengeluaran Kas kedalam Buku Kasir dan teruskan Bukti Pengeluaran Kas lembar ke 1 dan 2 bersama-2 dengan Lembaran2-nya kepada Seksi Pembukuan.

LAMPIRAN PB-8

 Halaman 2 dari 4

       Asisten Lapangan

       1.  Periksa ILPH sebelum diserahkan pada Kepala Lapangan untuk diperiksa dan disahkan.

       2.  Pada akhir bulan, periksa BA dan BP/DP yang dibuat oleh Petugas Bagian Lapangan. Parap dokumen-dokumen tersebut dan teruskan ke Kepala Lapangan untuk disahkan.

       3.  Terima darai Kasir uang upah dan lembar asli Daftar Upah (DU-Lampiran AU-26). Dengan bantuan Mandor yang bersangkutan, bayarlah upah karyawan.

       4.  Sesudah pembayaran selesai, kembalikan DU-1 dan uang upah yang belum dibayarkan kepada Kasir.

       Kepala Lapangan

       1.  Periksa dan sahkan ILPH yang diterima melalui Asisten Lapangan. Pada akhir bulan, teruskan ILPH ke Kepala Lapangan sebagai Informasi untuk dia.

       2.  Periksa dan Sahkan BA dan BP/DP yang telah disiaphan oleh Petugas Bagian Lapangan dan diperiksa oleh Asisten Lapangan,

       Petugas Pembuat Daftar Upah

       1.  Pada akhir bulan, terima BA dan BP/DP dari bagian-bagian melalui Kepala Lapangan. Cek Bahwa dokumen-dokumen ini telah disahkan oleh Kepala Lapangan.

       2.  Dapatkan daftar upah bulan sebelumnya, daftar potongan upah, mutasi karyawan dan lain-lain dari file yang diperlukan untuk mempersiapkan Upah.

       3.  Hitung pendapatan setiap karyawan dan siapkan Daftar Upah (DU-Lampiran AU -26) bagian.

       4.  Sesuaikan jumlah hari kerja dalam BA dan DU dengan Jumlah hari kerja yang tertera dalam ILPH dalam file.

       5.  Berdasrkan ILPH, Hitung jumlah upah karyawan menurut distribusi perkiraannya. Untuk rnenyederhanakan prosedur alokasi upah karyawan, Jumlah upah karyawan untuk bulan yang bersangkutan dialokasikan ke berbagai kegiatan berdasarkan hari kerja yang ditunjukkan dalam ILPH.

       6.  Siapkan rekapitulasi DU untuk semua bagian dan kemudian Bukti Jurnal (BJ- Lampiran AU -6) disiapkan unit untuk distribusi perkiraan dari jumlah upah yang bersangkutan dan hutang upah.

       7.  Terushan DJ -1 dan-2, rekapitulasi upah dan BJ ke Petugas Pembukuan.

LAMPIRAN PB-8

Hataman 3 dari 4

       Petugas Pembukuan

       1.  Terima DU-1 dari-2, rekapitulasi upah, dan Bj dari Petugas Pembuat Daftar upah.

       2.  Cek ketepatan perhitungan angka-angka yang dicatat dalam dokumen-dokumen tersebut.

       3.  Siapkan Bukti Pengeluaran Kas (BPK-Lampiran AU-12) dalam dua rangkap berdasarkan rekapitulasi upah.

       4.  Serahkan BJ, DU-1 dan-2, rekapitulasi upah dan BPK ke Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan.

       5.  Terima BJ yang telah disahkan, rekapitulasi upah dan DU dari Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan.

       6.  Catat transaksi upah yang tertera dalam BJ pada Kartu Rekening Buku Besar (KRBB-Lampiran AU-8).

       7.  Sesudah pencatatan transaksi upah dalam KRBB, file BJ, rekapitulasi upah dan DU-2.

       Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan

       1.  Terima BPK-I dan-2, DU-1 dan-2, rekapitulasi upah dan BJ dari Petugas Pembukuan.

       2.  Periksa BPK, BJ dan dokumen upah pendukungnya.

       3.  Terakan tanda-tanda dalam BPK danBJ dan teruskan dokumen-dokumen tesebut bersama-sama dengan bukti upah ke Administratur.

       4.  Terima BPK, BJ dan bukti upah yang telah disahkan. Distribusikan sebagai berikut:

a.  BPK dan DU -1 pendukungnya - ke Kasir sebagai dasar pembayaran.

b. BJ dan rekpitulasi upah pendukungnya dan DU-2 -ke Petugas Pembukuan untuk pencatatan transaksi upah dalam KRBB.

       Administratur

       1. Terima ILPH akhir bulan, periksa laporan dan parap untuk menyatakan bahwa hal ini telah diketahui.

       2.  Terimaa BPK, BJ dan bukti upah pendukungnya dari Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan.

       3.  Periksa BPK, BJ dan buku upah pendukungnya. Jika ternyata benar tanda tangani pengesahan atas BPK dan BJ.

       4.  Kembalikan BPK, BJ dan bukti upah pendukungnya ke Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan,

LAMPIRAN PB-12

Halaman 1 dari 3

PEMBELIAN

Prosedur Terperinci

       Penjaga Gudang/Bagian Yang Meminta

       Pembelian untuk penggantian kembali persedian digudang

       1.  Penjaga Gudang secara periodik memeriksa persediaan yang  tercantum di-kartu2 gudang dan tentukan persediaan2 mana yang perlu penggantian kembali berdasarkan jumlah sisa minimum atau batas pemesanan kembali yang telah ditetapkan.

       2.  Untuk barang2 persediaan yang perlu penggantian kembali, dibuktikan Daftar Barang2 Persediaan yang perlu Penggantian (DBPP - Lampiran PB-15) dalam dua rangkap.

       3.  Lembar Ke 3 Daftar Barang2 Persediaan yang perlu Penggantian diteruskan kepada Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan.

       4.  Lembar ke 2 Daftar Barang2 Persediaan yang perlu Penggantian disimpan dalam file.

       Pembelian untuk penggunaan langsung oleh bagian yang meminta.

       1.  Bila salahsatu bagian meminta barang2 yang tidak terdapat didalam gudang, maka bagian yang meminta akan membuat Memo Permintaan (MP-Lampiran PB-16) dalam dua rangkap. Kepala Bagian akan menandatangani memo itu sebagai tanda persetujuan atas permintaan tersebut.

       2.  Teruskan Memo Permintaan lembar ke 1 kepada Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan. File Memo Permntaan lembar ke 2.

       3.  Terima dari kantor kebun Order Pembelian Lokal lembar ke 3 dan Permintaan Pembelian lembar ke 3. Bandingkan barang2 yang akan diperoleh dengan Daftar Barang2 Persediaan yang perlu Penggantian dan file dokumen2 ini .

       Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan

       1.  Terima Daftar Barang2 Persediaan yang perlu Penggantian Lembar ke 1 dari Penjaga Gudang dan Memo Permintaan lembar ke 1 dari bagian yang meminta.

       2.  Periksa Daftar Barang2 Persediaan yang perlu Penggantian dan tentukan jumlah yang akan diperoleh dari Kantor Direksi atau leveransir lokal. Jika perlu, hubungi bagian yang bersangkutan yang memerlukan barang2 untuk menentukan Jumlah yang harus dibeli.

LAMPIRAN PB-13

Halaman 3 dari 3

dalam empat rangkap. Pembuatan order Pembelian Lokal hanya akan dibuat setelah mem-banding2kan harga2 dari paling sedikit tiga leveransir dan penetuan harga yang paling cocok oleh Administratur. Untuk Permintaan Pembelian, silahkan lihat Lampiran AU-31 dari Buku Pedoman Accounting Umum.

       3.  Teruskan Permintaan Pembelian dan Order Pembelian Lokal kepada Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan.

       4.  File Permintaan Pembelian lembar ke 2 dan Order Pembelian Lokal lembar ke 2 bersama dengan Daftar Barang2 Persediaan yang perlu Penggantian lembar ke 1 dan Memo Permintaan lembar ke 1.

LAMPIRAN PB-17

Halaman 1 dari 2

PENERIMAAN BAHAN BAKU DAN PELENGKAP

Prosedur Terperinci

       Seksi Gudang

       1.  Terima barang2 dari Kantor Direksi berdasarkan Permintaan Pembelian ber-sama2 dengan dua lembar Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang atau dari leveransir berdasarkan Order Pembelian Lokal dengan dua lembar Order Penyerahan atau Faktur.

       2.  Periksa dan hitung barang2 itu, periksa barang2 itu terhadap dokumen2 lampiran dan tempatkan barang2 itu ditempat yang telah ditentukan.

       3.  Tanda tangani Bon Permintaan dan pengeluaran Barang dan Order Penyerahan/Faktur sebagai tanda terima barang dan bukan Bukti Penerimaan Barang (BPB-Larnpiran AU-53) dalam tiga rangkap.

       4.  Kembalikan Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang lembar ke 2 ke Kantor Direksi dan Order Penyerahan/Faktur lembar ke 1 kepada leveransir.

       5.  Catat Bukti Penerimaan Barang lembar ke 3 kedalam kartu2 gudang dan teruskan Bukti Penerimaan Barang lembar ke 1 dan 2, ber-sama2 dengan Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang lembar ke 3 dan Order Penyerahan/Faktur lembar ke 2 ke Seksi Pembukuan.

       Petugas Pembukuan Kartu Persediaan

       1.  Setelah menerima Bukti Penerimaan Barang lembar ke 1 dan 2, Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang lembar ke 3 dan Order Penyerahan/Faktur lembar ke 2, cocokan dokumen2 Ini dengan Order Pembelian Lokal dan Permintaan Pembelian yang bersangkutan dan periksa kebenaran perhitungannya. Cantumkan biaya2 barang2 yang diterima pada Bukti Penerimaan Barang.

       2.  Berdasarkan Bukti Penerimaan Barang, catat penerimaan barang2 itu kedalam kartu2 persediaan yang mempunyai salinan tembus Daftar Pengawasan Barang Persediaan (DPBP-Lampiran AU-56).

       3.  Setelah Barang2 yang diterima itu dibukukan (dicatat didalam kartu2 persediaan, teruskan Daftar Pengawasan Barang Persediaan ber-sama2 dengan Bukti Penerimaan Barang lembar ke 1, kepada Petugas Pembukuan.

       4.  File Bukti Penerimaan Barang lembar ke 2, Order Penyerahan/Faktur lembar ke 2 dan Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang lembar ke 3.

LAMPIRAN PB-19

Halaman 1 dari 2

PENGELUARAN BAHAN BAKU DAN PELENGKAP

Posedur Terperinci

       Bagian yang Meminta

       1.  Bila barang2 yang diperlukan tersedia digudang, petugas akan membuat Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang (BPPB-Lampiran AU-58) dalam empat rangkap, dimana dicatat alokasi daripada nomor rekening.

       2.  Asisten Bagian Lapangan menandatangani Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang sebagai pengesahan permintaan tersebut.

       3.  Kirimkan Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang kepada Kepala Lapangan, Pabrik atau Administratur untuk disahkan,

       4.  Terima barang2 yang diminta ber-sama2 dengan Bon Permintaan dan pengeluaran Barang lembar ke 3.

       Kepala Lapangan, Pabrik atau Administratur

       1.  Tanda tangani Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang sebagai pengesahan pengeluaran barang2 yang diminta.

       2.  Teruskan Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang kepada Penjaga Gudang.

       Penjaga Gudang  

       1.  Periksa pengesahan dari Kepala Lapangan, Pabrik atau Administratur pada Bon Permintaan dari Pengeluaran Barang.

       2.  Berdasarkan Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang yang sudah disahkan, ketuarkan barang2 yang diminta dari gudang dan serahkan barang2 ini kepada wakil dari bagian yang meminta.

       3.  Mintakan wakil dari bagian yang meminta barang2 ini untuk menanda tangani Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang sebagai tanda terima barang2 yang diminta.

       4.  Tanda tangani Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang sebagai tanda pengeluaran barang2 itu.

       5.  Bagi2kan Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang sebagai berikut:

lembar ke 1    -  Seksi Pembukuan

lembar ke 2    - File

lembar ke 3    -  Bagian yang Meminta

       6.  Berdasarkan Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang lembar ke 2 catat banyaknya barang yang dikeluarkan didalam kartu2 gudang.

LAMPIRAN PB-21

Halaman 1 dari 5

PENGAWASAN PENGUMPULAN DAN HASIL JADI - KELAPA SAWIT

Prosedur Terpirnci

       Mandor

       1.  Perintahkan para pemotong yang berada dbawah pengawasannya untuk memetik buah2 kelapa sawit dilapangan.

       2.  Catat didalam Daftar Pengumpulan Buah (Lampiran PB -24) banyaknya tandan yang dipotong oleh tiap pemotong.

       3.  Pada akhir hari, teruskan Daftar Pengumpulan Buah kepada Petugas Bagian Lapangan

       Petugas Pengumpulan

       1.  Pergi bersama sopir dan para pemuat didalam truk untuk mengumpulkan buah2 kelapa sawit dari para pemotong ditempat pengumpulan yang telah ditentukan.

       2.  Buatkan Daftar Pengumpulan Buah daripada buah2 kelapa sawit yang dimuat didalam truk, dan catat banyaknya tandan yang dipotong oleh setiap pemotong.

       3.  Turunkan buah2 kelapa sawit dan dalam truk kedalam tori pada tempat pembongkaran yang ditentukan dan catat nomor tori didalam Daftar Pengumpulan Buah.

       4.  Teruskan Daftar Pengumpulan Buah kepada Petugas Bagian Lapangan pada setiap akhir hari.

       Petugas Bagian Lapangan

       1.  Terima Daftar Pengumpulan Buah dari Mandor dan para petugas Pengumpulan.

       2.  Periksa Daftar Pengumpulan Buah yang diterima dari Mandor dan para Petugas Pengumpulan dan bandingkan satu sama lainnya dan periksa juga apakah ada buah2 kelapa sawit yang telah di petik yang tidak dikumpulkan pada hari itu.

       3.  Ikhtisarkan Daftar2 Pengumpulan Buah kedalam Daftar Timbangan Buah (DTB-Lampiran PB-25) yang dibuat dalam tiga rangkap dengan membiarkan kosong kolom2 untuk berat kotor tara dan berat bersih daripada lori2, dan tanggal penimbangan untuk diisi oleh Petugas Penimbangan.

       4.  Mintakan tanda tangan dari Asisten Bagian Lapangan pada Daftar Timbangan Buah.

LAMPIRAN PB-21

Halaman 4 dari 5

       Seksi Pembukuan

       1.  Terima Order Penyerahan lembar ke 2 dan 3 dari Administratur dan periksa pada Laporan Harian Pengolahan dan Persediaan yang paling akhir apakah persediaan mencukupi atau tidak.

       2.  Jika mencukupi, buatlah Tanda Terima Penyerahan (TTP-Lampiran PB-33) dalam empat rangkap dan kirimkan dokumen2 ini bersama-sama dengan Order Penyerahan kepada Adminitratur. Formulir Tanda Terima Penyerahan ini dapat digunakan baik untuk produksi kelapa sawit maupun karet.

       3.  Terima dari Seksi Pengiriman Tanda Terima, Penyerahan lembar ke 4 dan Order Penyerahan lembar ke 1 dan dari Administratur, Laporan Harian Pengolahan dan Persediaan lembar ke 1 dan lkhtisar Timbangan Buah lembar ke 1.

       4.  Periksa buah2 yang diterima dan hasil Jadi yang diserahkan sebagaimana yang tercantum didalam Laporan Harian Pengolahan dan Persediaan lembar ke 1 berdasarkan Ikhtisar Timbangan Buah lembar ke 1 dan Tanda Terima Penyerahan lembar ke 4 yang bersangkutan.

       5.  Periksa kebenaran perhitungan laporan Harian Pengolahan dan Persediaan lembar ke 1 dan angka2 sampai dengan bulan ini.

       6.  File Tanda Terima Penyerahan lembar ke 4, Order Penyerahan lembar ke 2, dan Laporan Harian Pengolahan dan Persediaan lembar ke 1, teruskan ikhtisar Timbangan Buah lembar ke 1 kepada Kepala Lapangan.

       7.  Pada akhr bulan, buatkan Laporan Hasil  Tanaman Kelapa Sawit (LHTKSS- Lampiran LM-51 dari Buku Pedoman Laporan Management) berdasarkan Statistik hasil Kelapa Sawit (lampiran LM-76) dan Daftar Biaya Kegiatan Bulanan – Panen dan Pengumpulan (Lampiran LM – 78) yang diserahkan oleh bagian2 lapangan pada tiap2 bulan.

            Siapkan juga Produksi dan Persediaan-Kelapa Sawit (Lampiran LM-62) berdasarkan Buku Penerimaan, Pengolahan dan Persediaan FFB Buku Produksi, Pengiriman dan Persediaan-Minyak Sawit/Inti Sawit yang diserahkan oleh bagian2 lapangan kepada Seksi Pembukuan pada tiap2 bulan. Pada waktu yang sama, periksa pencatatan daripada produksi hasil tanaman dengan membandingkan jumlah produksi lapangan bulanan yang diterima oleh pabrik, sebagaimana yang tercatat didalam Buku Penerimaan, Pengolahan Persediaan FFB terhadap yang tercatat didalam Statistik Hasil Kelapa Sawit yang dibuat oleh bagian2 lapangan.

       Seksi Pengiriman

       1.  Terima Order Penyerahan dan empat lembar Tanda Terima Penyerahan dari Administratur dan periksa tanda pengesahannya.

       2.  Terima dari langganan Order Penyerahan lembar ke 1, Faktur Penjualan Lokal dan Bukti Masuk yang dikeluarkan oleh Kantor Direksi.

LAMPIRAN PB-2l

 Halaman 5 dari 5

       3.  Bandingkan dokumen2 ini terhadap Tanda Terima Penyerahan dan Order Penyerahan lembar ke 2 dan 3.

       4.  Jika dokumen2 ini cocok, siapkan dan serahkan Hasil jadi kepada langganan, mintakan langganan utnuk menanda tangani semua lembar Tanda Terima Penyerahan sebagai tanda terima barang2 itu. Berikan Tanda Terima Penyerahan lembar ke 1. Faktur Penjualan Lokal dan Bukti Masuk kepada langganan.

       5.  Kirimkan ke Kantor Direksi Bagian Komersil Order Penyerahan lembar ke 2 dan 3, dan Tanda Terima Penyerahan lembar ke 2, dan ke Seksi Pembukuan. Tanda Terima Penyerahan lembar ke 4 dan Order Penyerahan lembar ke 1.

       6.  Tahan Tanda Terima Penyerahan lembar ke 3 dan catatlah didalam Buku Penyerahan Hasil Jadi (BPHJ-Lampiran-31).

       Kepala Lapangan

       1.  Terima lkhtisar Timbangan Buah lembar ke 1 dan Seksi Pembukuan.

       2.  Catatlah lkhtisar Timbangan Buah lembar ke 1 kedalam Catatan Harian Pimpinan Mengenai Hasil Tanaman (untuk formulirnya lihat Lampiran PB-43) untuk memudahkan pengawasan terhadap produksi hasil tanaman tiap hari dan bandingkan angka2 ini dengan anggaran.

       3.  Bicarakan dengan Asisten Lapangan perbedaan2 antara realisasi hasil produksi dan anggaran.

       Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan

       1.  Pada akhir bulan, turut ber-sama2 mengadakan perhitungan pisik persediaan hasil jadi yang dilakukan oleh pabrik. Mintakan penjelasan yang memuaskan jika ada selisih2 antara pehitungan pisik dan sisa menurut buku . Laporkan selisih2 yang cukup berharga (material) kepada Administratur. Periksa apakah kartu2 hasil jadi pabrik disesuaikan dengan perhitungan pisik persediaan agar sisa awal bulan berikutnya benar2 dinyatakan dengan tepat.

LAMPIRAN PB-34

Halaman 2 dari 10

       Petugas Bagian Lapangan

       1.  Terima Tanda Terima Penyerahan hasil Tanaman lembar ke 3 dari Petugas Pos dan/atau Mandor2.

       2.  Terima Tanda Terima Penyerahan Hasil Tanaman lembar ke 1 dari pabrik.

       3.  Periksa Tanda Terima Penyerahan Hasil Tanaman lembar ke 1 terhadap Tanda Terima Penyerahan hasil Tanaman lembar ke 3 , yang ada difilenya. Pertanggung Jawabkan semua Tanda Terima penyerahan Hasil Tanaman . Ambil tindakan lanjutan terhadap Tanda Terima Penyerahan hasil Tanaman yang hilang atau salah.

       4.  Terima Ikhtisar Harian Produksi (IHP - Lampiran PB-41) dari Kepala bagian Lapangan. Periksa lkhtisar, ini terhadap Tanda Terima Penyerahan Hasil Tanaman lembar ke 1 yang ada difile.

       5.  Berdasarkan Tanda Terima Penyerahan hasil Tanaman lembar ke 1 yang ada difile. catatlah kedalam Buku Hasil Tanaman Bagian (BHTB- Lampiran PB-42).

       6.  Pada akhir bulan, terima Daftar premi lembr ke 1 dan 2 dari Petugas Pos.

       7.  Selesaikan bagian2 berikut: “% Kadar Konsentrasi Karet Kering” dan “Kilograrn Kering – Pabrik” dan hitunglah preminya. Jika pencatatan dilakukan dalam liter, jabarkan jumlah liternya kedalam Kilogram - .Kering didalam menghitung preminya.

       8.  Cantumkan data2 lain yang diperlukan didalam Daftar Premi.

       9.  Tanda tangani Daftar Premi dan mintakan tanda tangan pengesahan dari Kepala Bagian Lapangan pada fomulir ini.

      10. Pisahkan Daftar Premi lembar ke 1 dan teruskan kepada Seksi Pembukuan melalui Kantor Kepala Lapangan.

      11. File Daftar Premi lembar ke 2.

      12. Pada akhir bulan siapkan Statistik Hasil Karet (SHK-Lampiran LM-76) dalam dua rangkap berdasarkan Daftar Premi: Buku Hasil Tanaman Bagian; Inpentarisasi Pohon (IP Lampiran LM-96); dan Rencana Produksi.

      13. Teruskan Statistik Hasil Karet lembar ke 1 kepada Kepala Lapangan setelah diperiksa dan disahkan oleh Kepala Bagian Lapangan. File Statistik Hasil Karet lembar ke 2.

LAMPIRAN PB-34

Halaman 4 dari 10

       Kepala Lapangan

       1.  Terima dari pembantunya Ikhtisar Harian Produksi lembar ke 3 dan Catatan Harian Pimpinan mengenai Hasil Tanaman dan periksa dokumen2 itu tiap hasil. Ambil tindakan lanjutan terhadap Kepala2 Bagian bila ada hal2 yang tidak menurut rencana yang telah ditetapkan. Serahkan dan bicarakan Catatan Harian Pimpinan Mengenai Hasil Tanaman dengan Administratur bila dianggap perlu.

       2.  Terima Statistik Hasil Karet lembar ke 1 bulan yang sedang berjalan dari pembantunya dan bandigkan dengan Statistk2 Hasil Karet bulan yang lalu.

       3.  Terima dan periksa konsep2 Statistik Hasil Karet dan Laporan Hasil Tanaman Karet, bandingkan Catatan Harian Pimpinan mengenai Hasil Tanaman dengan Statistik Hasil Karet dan Laporan Hasil Tanaman Karet.

       4.  Tanda tangani dan kirimkan konsep2 itu kepada Administratur melalui Kepala Bagian Tata Usaha ber-sama2 dengan Catatan Harian Pimpinan mengenai Hasil Tanaman.

       5.  Terima dari Administratur konsep Statistik Hasil Karet dan Laporan Tanaman Karet masing2 satu lembar untuk difile.

       Kepala Bagian Tata Usaha

       1.  Terima Daftar Premi lembar ke 1 untuk pembuatan daftar upah.

       2.  Tugaskan petugas pembuat daftar upah untuk mengnitung kembali perhitungan premi. Buatkan memo kepada Kepala Lapangan unuk kesalahan2 yang ditemukan didalam Daftar Premi. Adakan perbaikan2 seperlunya.

       3.  Terima konsep2  Laporan Hasil Tanaman Karet dan Statistik Hasil Karet dan buatkan salinan sebanyak tujuh lembar setelah angka2 Rupiahnya diperiksa dan bandingkan pula jumlah produksi terhadap Catatan Harian Pimpinan mengenai Hasil Tanaman.

       4.  Serahkan Laporan Hasil Tanaman Karet dan Statistik Hasil Karet yang sudah lengkap kepada Kepala Lapangan untuk pemeriksaan terakhir sebelum diserahkan kepada Administratur. Serahkan Catatan Harian Pimpinan mengenai Hasil Tanaman bila diperlukan. File konsep2 Laporan Hasil Tanaman Karet dan Statistik Hasil Karet.

       Administratur

       1.  Terima Catatan Harian Pimpinan mengenai Hasil Tanaman dari Kepala Lapangan melalui Kepala Bagian Tata Usaha, bersama2 dengan konsep2 Laporan Hasil Tanaman Karet dan Statistik Hasil Karet. Periksa dokumen2 ini bersama2 dengan Kepala Lapangan jika diperlukan.

LAMPIRAN PB-34

Halaman 5 dari 10

       2.  Sahkan dan kirimkan konsep2 Laporan Hasil Tanaman Karet dan Statistik Hasil Karet kepada Kepala Bagian Tata Usaha untuk diketik bersama-sama dengan laporan2 management lainnya.

B.   PABRIK

       Petugas Penerima

       1.  Terima hasil tanaman bersama dengan Tanda Terima Penyerahan Hasil Tanaman lembar ke 1 dan 2 yang terlampir.

       2.  Timbanglah hasil tanaman dan tentukan Kadar Konsentrasi Karet Keringnya.

       3.  Cantumkan dalam Tanda Terima Penyerahan Hasil Tanaman % Kadar Konsentrasi Karet Kering dan berat Keringnya dalam Kilogram dari pada hasil tanaman yang diterima dan selesaikan kolom “Diterima oleh Pabrik”.

       4.  Kembalikan Tanda Terima Penyerahan hasil Tanaman lembar ke 1 kepada bagian atau kebun2 lain yang mengirimkan hasil2 tanamannya untuk diolah dan tahan Tanda Terima Penyerahan Hasil Tanaman lembar ke 2 untuk difile (Catatan: File2 yang terpisah untuk Tanda Terima Penyerahan Hasil Tanaman lembar ke 2 harus diadakan untuk tiap2 kebun atau bagian. Untuk Tanda2 Terima Penyerahan Hasil Tanaman untuk kebun2 yang lain, nomor2 seri referensi yang terpisah harus diadakan oleh petugas untuk keperluan pengawasan didalam pencatatan dan file).

       5.  Buatkan Ikhstisar Harian Produksi (IHP lampiran PB-41) dalam tiga rangkap berdasarkan Tanda Terima Penyerahan Hasil Tanaman yang ada difile.

       6.  Kirimkan lkhtisar Harian Produksi lembar ke 1 dan 3 kepada Kepala Lapangan atau kebun2 lain.

       7.  Tahan Ikhtisar Harian Produksi lembar ke 2 dan teruskan kepada Petugas Produksi.

       Petugas Produksi

       1.  Terima Ikhtisar Harian Produksi lembar ke 2 dari Petugas Penerima melalui Kepala Pabrik.

       2.  Ikhtisarkan ikhtisar2 harian Produksi lembar ke 2 dan catat didalam Catatan Pengolahan, Pengiriman dari Persediaan (CPPP Lampiran PB-44 s/d PB-50) jumlah hasil tanaman harian yang diterima untuk diolah.

       3.  Berdasarpkan perhitungan pisik persediaan catatlah didalam Catatan  Pengolahan. Pengiriman dan Persediaan produksi2 yang diolah tiap hari.

LAMPIRAN PB-34

Halaman 6 dari 10

       4.  Catatlah tiap hari hasil2 yang dipakai atau di -bal dan dikirimkan didalam Buku Pengepakan dan Pengiriman (BPP-Lampiran PB- 52)

       5.  Buatkan Laporan Pengolahan Harian ( LPH-Lampiran PB -53) dalam dua rangkap berdasarkan Catatan Pengolahan, Pengepakan dan Pesediaan.

       6.  Teruskan Laporan Pengolahan Harian lembar ke 1 kepada Administratur setelah disahkan oleh Kepala Pabrik. File Laporan Pengolahan Harian lembar ke 2.

       7.  Buatkan Laporan Persediaan Penepakan dan Pengiriman Harian (LPPH-Lampiran PB-54) dalam dua rangkap berdasarkan Buku Pengepakan dan Pengiriman.

       8.  Teruskan Laporan Persediaan Pengepakan dan Pengiriman Harian lembar ke 1 kepada Administratur setelah disahkan oleh Kepala Pabrik. File Laporan Persediaan, Pengepakan dan Pengiriman Harian lembar ke 2.

       9.  Buatkan berdasarkan Catatan2 Pengolahan, Pengiriman, dan Persediaan konsep2 laporan2 dibawah ini (lihat Lampiran2 LM-60 s/d LM-63):

o Penerimaan dan Penggolongan Kwalitas La9tex (LM-60)

o Mutasi Persediaan Grade Kwalitas Rendah (LM – 61)

o Produksi, Pengiriman dan Persediaan (LM – 62 )

o Pengolahan Pabrik (LM - 53 )

      10. Teruskan konsep2 ini kepada Administratur setelah disahkan oleh Kepala Tanaman.

      

       Kepala Bagian Pabrik

       1.  Terima Ikhtisar Harian Produksi lembar ke 2 dari Petugas Penerima dan berikan kepada Petugas Produksi setelah diperiksa olehnya.

       2.  Terima Laporan Pengolahan Harian lembar ke 1dan 2 dari Laporan Pengepakan dan Pengolahan Harian lembar ke 1 dan 2 dari Petugas Produksi dan periksa terhadap Catatan2 Pengolahan, Pengiriman dan Persediaan.

       3.  Sahkan Laporan Pengolahan Harian dan Laporan Pengepakan dan Pengiriman Harian dan teruskan kepada Administratur melalui Petugas Produksi.

       4.  Serahkan Catatan Pengolahan, Pengiriman dan Persediaan dan bicarakan Laporan Pengolahan harian dan Laporan Persediaan, Pengepakan dan Pengiriman Harian dengan Admintstratur bila dianggap perlu.

LAMPIRAN PB-34

Halaman 7 dari 10

       6. Terima konsep laporan-laporan penerimaan dan Penggolongan Grade Kwalitas Latex; Mutasi Persediaan Grade Kwalitas Rendah; Produksi. Pengiriman dan Persediaan; dan Pengolahan Pabrik. Sahkan konsep-konsep ini setelah diperiksa dan serahkan konsep-konsep ini kepada Administratur melalui Petugas Produksi. Bicarakan konsep-kensep ini dengan Administatur bila dianggap perlu.

       Administratur

       1.  Terima dan periksa setiap hari Ikhtisar harian Produksi Laporan Pengolahan harian; dan Laporan Persediaan, Pengepakan dan Pengiriman Harian. Bicarakan dan mintakan Catatan Pengolahan, Pengiriman dan Persediaan; dan Buku Pengepakan dan Pengiriman yang bersangkutan dari Kepala Pabrik bila dianggap perlu.

       2.  Berikan Ikhtisar harian Produksi lembar ke 1 dan 2 Kepala Lapangan setelah produksi harian tanaman dibacakan.

       3.  Berikan Laporan Pengolahan Harian lembar ke 1 dan Ikitisar Harian Produksi lembar ke 1 kepada Tata Usaha untuk difile.

       4.  Berikan kepada Kepala Bagian Tata Usaha konsep Penerimaan dan Penggolongan Grade Kwalitas Latex; Mutasi Persediaan Grade Kwalitas Rendah; Produksi Pengiriman dan Persediaan; dari Pengolahan pabrik untuk diketahui bersama-sama dengan laporan Mangement lainnya.

       Tata Usaha

       1.  Terima Laporan Pengolahan Harian lembar ke 1 dan Ikhtisar Harian Produksi untuk difile. Berikan file2 ini kepada Administratur bila diperlukan.

       2.  Ketik konsep-konsep berikut Penerimaan dan Penggolongan Grade Kwalitas Latex; Mutasi Persediaan Grade Kwalitas Rendah ; Produksi Pengiriman danPersediaan; dan Pengolahan Pabrik File konsep2nya setelah disahkan oleh Administratur.

C.   PENYERAHAN HASIL JADI-PENJUA LAN LOKAL

       Administratur

       1.  Terima rangkap 1 dan 2. Order Penyerahan (OP-Lampiran AU-40) dari Kantor Direksi.

       2.  Parap OP untuk menyatakan bahwa order yang bersangkutan telah diketahui dan OP-2 dan OP-3 telah diteruskan kepada Kepala Bagian Tata Usaha untuk penyelenggaraan selanjutnya.

LAMPIRAN PB-34

 Halaman 8 dari 10

       3.  Terima Tanda Terima Penyerahan (TTP-Lampiran PB-39 dan PB-40) dari Kepala Bagian Tata Usaha bersama-sama dengan OP pendukungnya: lembar asli Faktur penjualan Lokal (FPL-Lampiran AU-45) dan Bukti Kas Masuk (BKM-Lampiran AU-9).

       4.  Syahkan TTP dan kembalikan TTP beserta bukti-bukti pedukungya kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

       Kepala Bagian Tata Usaha/Akuntan

       1.  Terima OP-2 dan OP-3 dar Administratur.

       2.  Ketahui order dan teruskan OP-2 ke Seksi Pengiriman di Pabrik melalui Kepala Pabrik sebagai dasar untuk mereka mempersiapkan barang-barang.

       3.  Terima dari seksi pembukuan TTP bersama-sama dengan OP-1 pendukung (diberikan pada langganan oleh Kantor Direksi) OP-2 dan OP-3; lembar asli dari Faktur penjualan Lokal; dan Bukti Kas Masuk.

       4.  Periksa TTP dan cek bukti-buksti pendukungnya. Parap TTP dan kirimkan kepada Administratur untuk disyahkan.

       5.  Terima dari Administratur TTP yang telah disyahkan beserta bukti-bukti pendukungnya dan teruskan ke Seksi Pengiriman di Pabrik melalui Kepala Pabrik.

       Seksi Pengiriman di Pabrik

       1.  Kepala Pabrik menerima OP-2 dari Kepala Bagian Tata Uasaha. Ketahui barang -barang yang akan dikirimkan dan instruksikan Seksi Pengiriman untuk mempersiapkan barang-barang.

       2.  Atas dasar OP. Seksi Pernyerahan mernpesiapkan barang-barang untuk dikirimkan kepada langganan.

       3.  Pada saat langanan datang untuk mengambil barangnya, langganan diharuskan menunjukkan lembar asli dari Faktur; Bukti Kas Masuk; dan OP yang dikeluarkan oleh Kantor Direksi.

       4.  Peniksa OP-1 dari Langganan terhadap OP-2 dalam file. Bila ternyata benar, teruskan ke Seksi Pembukuan OP-1 dan OP-2; rangkap asli Faktur Penjualan Lokal; Buku Masuk Kas; dan OP yang dikeluarkan oleh Kantor Direksi.

       5.  Kepala Pabrik menerima TTP dan bukti -bukti pendukungnya yang telah disahkan dari Kepala Bagian Tata Usaha, menandatangani TTP untuk mensahkan pengeluaran barang dan meneruskan TTP dan bukti-bukti pendukungnya ke Seksi Pengiriman di Pabrik.

       6.  Langganan diperlukan menanda -tangani TTP untuk mengakui penerimaan barang.

LAMPIRAN PB-34

Halaman 10 dari 10

       Laporan Pengepakan dan Pengapalan Hariian harus memperlihatkan sisa dari pada pesanan2 yang masih harus dipenuhi untuk mana pengapalan Itu dilakukan. Lembar Order Penyerahan dari Seksi Pengiriman  Pabrik harus diteruskan ke Kepala Tata Usaha untuk diperiksa bilamana pengapalan terakhir daripada pesanan2 yang asli harus dipenuhi itu diadakan. Kalau tidak, Tanda2 Terima Penyerahan akan dibuat tiap hari oleh Tata Usaha hanya berdasarkan pada intruksi2 dari Kepala Pabrik.

       Prosedur Penyerahan Hasil Jadi - Penjualan Ekspor diuraikan dalam Bagan Prosedur pada Lampiran  PB-38.

LAMPIRAN PB- 55

Halaman 1 dari 4

PENGAWASAN PENGUMPULAN DAN HASIL JADI - TEH

Prosedur Terperinci

A.   PENGUMPULAN PUCUK-LAPANGAN

       Petugas Penimbangan Lapangan

       1.  Timbanglah Pucuk yang dikumpulkan oleh tiap2 pekerja ditempat-tempat pengumpulan hasil yang telah ditentukan. Penimbangan harus dilakukan ber-sama2 dengan Mandor Pemetik.

       2.  Setiap hasil selesai menimbang, catatlah didalam Buku Timbangan Pucuk - Lapangan (Lampiran PB-57) Jumlah kilogram yang dipetik oleh setiap pekerja.

       3.  Pada akhir  hari, bandingkan jumlah kilogram yang dipetik oleh setiap pekerja sebagaimana yang tercantum didalam buku Timbangan Pucuk-Lapangan terhadap Buku Mandor.

       4.  Tanda tangani Buku Timbangan Pucuk - Lapangan. Mandor menanda tangani Buku yang sama pula.

       5.  Pada akhir hari berikan Buku Timbangan Pucuk-Lapangan kepada Petugas Bagian Lapangan untuk pembuatan Laporan Pemetik Harian ( Lampiran PB-58).

       Mandor Pemetik

       1.  Catat didalam Buku Mandor banyaknya kilogram yang dikumpulkan oleh Setiap pemetik.

       2.  Pada akhir hari bandingkan jumlah kilogram yang dipetik oleh setiap pemetik terhadap Buku Timbangan pucuk - Lapangan. Tanda tangani Buku Timbangan Pucuk - Lapangan sebagai yang turut bertanggung jawab.

       3.  Berikan Buku Mandor kepada Petugas Pembuat Daftar Gaji Bagian untuk mencatat jumlah kilogram yang dipetik dan menghitung pendapatan para pemetik didalam Buku Asisten (Prosedur selanjutnya dijelaskan didalam prosedur pembuatan daftar upah - Lampiran PB-9).

       Petugas Bagian Lapangan

       1.  Terima Buku Timbangan Pucuk - Lapannga dari Petugas Penimbangan Lapangan. Berdasarkan Buku Timbangan Pucuk - Lapangan. buatlah Laporan Pemetik Harian (Lampiran PB-58) dalam dua rangkap.

       2.  Kirimkan Laporan Pemetikan Harian kepada Kepala Bagian untuk diketahui dan ditanda tanganinya.

LAMPIRAN PB-55

Halaman 2 dari 4

       3.  Teruskan Laporan Pemetikan Harian, lembar ke 1 dan 2 kepada Petugas Penimbangan.

       4.  Terima dari Petugas Penimbangan Pabrik, Laporan Pemetikan harian lembar ke 2 dengan berat penimbangan pabrik yang tercantum didalamnya.

       5.  Sirkulasikan-Laporan Pemetikan Harian lembar ke 2 kepada Kepala Bagian untuk diketahuinya. File Laporan Pemetikan Harian lembar ke 2 setelah diketahui oleh Kepala Bagian.

       6.  Susun semua Laporan Pemetikan Harian dari bagian-bagian dan siapkan Ikhtisar Pemettikan Harian (Lampiran PB-59) dalam tiga rangkap.

       7.  Sajikan Ikhtisar Pemetikan Harian tersebut kepada Asisten Lapangan untuk diperiksa dan di parap.

       8.  Distribusikan Ikhtisar Pemetikan Harian sebagai berikut:

Lembar 1 - Administratur

Lembar 2 - Kepala Lapangan

Lembar 3 - Arsip

B.   PENERIMAAN DAN PENIMBANGAN PUCUK DIPABRIK

       Petugas Penimbangan Pabrik

       1.  Timbanglah truk yang berisi pucuk yang dipetik dan catatlah berat kotornya didalam Buku Timbangan Pucuk - Pabrik (Lampiran PB-60). Setelah pucuk dibongkar dari truk ditempat penerimaan, timbanglah truk yang kosong itu dan catatlah beratnya didalam Buku Timbangan Pucuk-Pabrik.

       2.  Hitung dan catatah didalam Buku Timbangan Pucuk – Pabrik, berat bersih daripada pucuk yang diterima.

       3.  Terima dari Petugas Bagian Lapangan, Laporan Pemetikan Harian lembar ke 1 dan 2. Catatlah didalam Buku Timbangan Pucuk - Pabrik berat lapangan dari pucuk yang bersangkutan.

       4.  Cantumkan berat pabrik didalam Laporan Pemetikan Harian dan teruskan Laporan Pemetikan Harian lembar ke 2 kepada Petugas Bagian Lapangan.

       5.  Sirkulasikan Laporan Pemetikan Harian lembar ke 1 kepada Kepala Pabrik untuk diketahuinya. File Laporan Pemetikan Harian lembar ke 1 setelah diketahui oleh Kepala Pabrik.

       6.  Pada akhir hari, berikan Buku Timbangan Pucuk - Pabrik kepada Petugas Pabrik untuk dtcatat didalam Buku Produksi Harian (Lampiran PB-64).

LAMPIRAN PB-55

Halaman 4 dari 4

D.   PENCATATAN DAN PELAPORAN PRODUKSI HARlAN

       Kantor Pabrik

       1.  Terima Buku Timbangan Pucuk - Lapangan Buku Timbangan Pucuk - Pabrik. Buku Timbangan pucuk Layu. Buku Timbangan Teh Kering, dan Buku Timbangan Teh Jadi dari Petugas2 penimbangan Pabrik dan Buku Pengepakan dari Seksi Pengepakan.

       2.  Berdasarkan dokumen2 ini, catatlah data2 yang penting didalam Buku Produksi Harian (Lampiran PB-64)

       3.  Catatlah didalam Kartu Gudang Hasil Jadi (Lampiran PB-68) Banyaknya barang yang diproduksi dan dipetik selama hari itu berdasarkan keterangan-keterangan dan dalam Buku Timbangan Teh Jadi dan Buku Pengepakan.

       4.  Buatlah Laporan Produksi Harian(Lampiran PB-65) dalam empat rangkap berdasarkan Buku Produksi Harian.

       5.  Kirimkan Laporan produksi harian kepada Kepala Pabrik untuk diperiksa dan ditanda tangani.

       6.  Bagi2kan Laporan Produksi Harian sebagai berikut:

lembar ke    1 - Administratur

lembar ke    2 - Kepala Pabrik

lembar ke    3 - Kepala Bagian Tata Usaha

lembar ke    4 - file

E.    PENYERAHAN HASIL JADI - PENJUALAN LOKAL

       Prosedur untuk penjualan lokal-teh adalah sama dengan yang telah disajikan dalam Lampiran PB-34 kecuali untuk penyusunan Laporan Mingguan Persediaan Barang Jadi (Lampiran PB-70) oleh Kantor Pabrik berdasarkan Kartu Gudang Barang Jadi (Lampiran -PB-68). Seksi - Pembukuan harus memeriksa dan mencek Laporan Minguan Persediaan

Barang Jadi dengan Laporan Produksi Harian dan Tanda -Terima Penyerahan dalam file.

       Laporan Mingguan Persediaan Barang Jadi yang disusun oleh Kantor Pabrik didistribusikan sebagai berikut:

lembar ke 1 - Administratur

lembar ke 2 - Seksi pembukuan

lembar ke 3 - Kepala Pabrik

lembar ke 4 - Arsip Kantor Pabrik

F.    PENYERAHAN HASIL JADI - PENJUALAN EKSPOR

     Prosedur penyerahan hasil jadi - penjualan ekspor pada dasarnya sama dengan prosedur penjualan lokal kecuali untuk beberapa variasi yang dijelaskan didalam bagan prosedur yang diperlihatkan dalam Lampiran PB-34.